Perkembangan organisasi yang semakin
kompleks dantuntutan untuk selalu melakukan adaptasi terhadap lingkungan
organisasi, mengakibatkan proses pengambilan keputusan dan manajemen juga
berkembang. Proses tersebut berkaitan dengan informasi yang merupakan hal
penting dan berharga dalam sebuah organisasi dewasa ini, karena informasi yang
akurat dan cepat dapat sangat membantu tumbuh kembangnya sebuah organisasi.
Maka dari itu, pengelolaan informasi dipandang penting demi kelancaran sebuah
pekerjaan dan untuk menganalisis perkembangan dari pekerjaan itu sendiri. Hal
tersebut menuntut pembelajaran Sistem Informasi Manajemen dalam menciptakan,
mendistribusikan dan memanfaatkan informasi guna mendukung kegiatan manajemen,
khususnya pembuatan keputusan dalam kebijakan publik. Namun, sanyanya banyak
organisasi yang ingin membangun Sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan
telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali
gagal. Penyebabnya antara lain adalah struktur organisasi yang kurang wajar,
rencana organisasi yang belum memadai, sumber daya manusia yang tidak memadai,
dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk
keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya
pengembangan sistem dan memotivasi seluruh pihak yang terlibat.
Sebelum membahas bagaimana Sistem
Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas
dari Sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub -sistem informasi yang
menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional mampu menstransformasikan data
sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas
yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer” (Ismail, 2013). Dari definisi
tersebut ada beberapa poin yang perlu diuraikan lebih lanjut:
a) Sistem Informasi Manajemen
memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian
sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem
Informasi Manajemen
b) Sistem Informasi Manajemen adalah
menyeluruh. Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal
maupun informal baik yang manual maupun berkomputer.
Komponen yang terpenting dalam
Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan
menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dariSistem
Informasi Manajemen.
c) Sistem Informasi Manajemen adalah
terkoordinasi. Sistem Informasi Manajemen dikoordinasikan secara terpusat untuk
menjamamin bahwa data yang diproses dapat dioperasikan secara terencana dan
terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju
sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja
secarabefisien.
d) Sistem Informasi Manajemen
terintegrasi secara rasional. Sub-sistem dalam Sistem InformasiManajemen adalah
terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling
berkaitaansatu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan
melewatkan data diantara sistem tersebut.
e) Sistem Informasi Manajemen
mentransformasikan data ke dalam informasi. Apabila data diolah dan berguna
bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
f) Sistem Informasi Manajemen
meningkatkan produktivitas. Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara
mampu meningkatkan produktivitas, antara lain dengan kemampuan melaksanakan
tugas rutin seperti, penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan
bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer
untuk mengatasi masalah- masalah yang tidak terduga
g)Sistem Informasi Manajemen sesuai
dengan gaya manajer. Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan
atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para
perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya
mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka
sistem yang dihasilkan tidak efektif. Secara teoritis, komputer bukanlah
persyaratan mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam
prakteknya Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar
tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer. Maka pemnafaatan sistem komputer.
Sistem Informasi Manajemen merupakan
sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walaupun tidak terdapat
konsensus tunggal, secara umum Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai
sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi,
manajemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. Sistem Informasi
Manajemen juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”,
“Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”.
Sistem Informasi Manajemen menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus
bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk
keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan
memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam berbagai bentuk
dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumus
kan menjadi suatu informasi.
Sistem Semua sistem memiliki 3
(tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu:
1.Menerima data sebagai masukan (
input).
2.Memproses data dengan melakukan
perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.
3.Memperoleh informasi sebagai
keluaran(output). Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual,
elektromekanis maupun komputer. Gambar. Pengolahan data
Data dan Informasi Yang berkaitan
dengan sistem adalah data dan informasi. Kebanyakan orang mengartikan data dan
informasi dengan pengertian yang sama, namun bagi kajian ilmiah atau kaum
profesional , dua pengertian tersebut mengandung perbedaan yang mendasar. Data
merujuk pada fakta-fakta baik berupa angka- angaka, teks, dokumen, gambar,
bagan, suara yang mewakili diskripsi verbal atau kode-kode tertentu dan
semacamnya. Apabila data tersebut telah di saring dan diolah melalui pengolahan
sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data tersebut berubah
menjadi informasi. Jadi yang dimaksud dengan informasi adalah semua data yang
telah diolah dan memiliki arti bagi pihak pemakai. Dengan demikian yang dipakai
orang di dalam membuat keputusan adalah informasi, bukan data. Oleh sebab itu
ciri pokok dari suatu data adalah fakta. Data barulah menjadi informasi pada
saat mereka digunakan untuk tujuan tertentu atau apabila mereka menyebabkan
timbulnya aksin atau penambahan pengetahuan tertentu. Data terutama harus
mengalami berbagai macam pengerjaan sebelum bermanfaat sebagai informasi. Data
merupakan bahan dasar untuk proses pengerjaan, dan informasi menjadi produk
selesainya
Ada tiga pilar utama yang menentukan
kualitas informasi (Wahyudi Kumorotomo, 1997: 7) yakni akurasi, ketepatan waktu
dan relevansi, lebih lanjut diungkapkan secara lengkap tentang syarat-syarat
informasi yang baik yakni :
a.Ketersediaan (availability) Sudah
barang tentu syarat yang mendasar adalah tersedianya informasi itu sendiri,
informasi harus dapat diperoleh bagi orang yang hendak memanfaatkannya.
b.Mudah dipahami (comprehensibility)
Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan, baik informasi tersebut
diperuntukkan dalam pembuatan keputusan yang sifatnya rutin maupun strategis.
Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya akan membuat kurang efektifnya
keputusan manajemen Relevansi Informasi yang diperlukan adalah yang benar-benar
relevan dengan permasalahan, misi dan tujuan organisasi. Bermanfaat Informasi
harus tersaji kedalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatannya oleh organisasi
yang bersangkutan. c.Tepat waktu Informasi harus tersedia tepat pada waktunya,
syarat ini utamanya sangat penting pada saat organisasi membutuhkan informasi
ketika manajer hendak membuat keputusan yang krusial.
d.Keandalan Informasi harus diperleh
dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau
pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan yang tinggi atas
informasi yang disajikan.
e.Akurat Syarat ini mengharuskan
informasi harus bersih dari kesalahan dan kekeliruan. Ini berarti juga bahwa
informasi harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari
data pendukungnya
Manajemen Berikutnya manajemen atau
ilmu manajemen terhadap informasi. Manajemen merupakan proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengawasan dalam rangka untuk mencapai
tujuan yang ditetapkan (Gaol, 2008). Dari prinsip-prinsip administrasi klasik,
kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer tercakup dalam akronim POSDCORB (
planning , organizing , staffing ,directing , coordinating / controlling ,
budgeting ). Lebih ringkas lagi, kegiatan manajemen tercakup dalam tiga
kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian. Di dalam perencanaan,
manajer mendefinisikan tujuan organisasi, menentukan arah tindakan bagi
organisasi, serta menentukan langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan
organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata
kegiatan-kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai,
antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan
dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuansatuan organisasi dan
sebagainya. Pengendalian manajer mengadakan evaluasi apakah prestasi yang
dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar baku yang telah ditetapkan.
Sistem Informasi Manajemen Dari
semua pengertian di atas mengenai sistem, informasi, dan manajemen, Sistem
Informasi Manajemen dapat disimpulkan bahwa tujuan dibentuknya Sistem informasi
manajemen adalah supaya organisasi memiliki suatu sistem yang dapat diandalkan
dalam mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan
manajemen baik yang berkaitan dengan keputusan keputusan rutin maupun
keputusan-keputusan strategis. Dengan demikian Sistem Informasis Manajemen
adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola organisasi data maupun
informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas- tugas organisasi. Lebih
lengkapnya Sistem Informasis Manajemen adalah jaringan prosedur pengolahan data
yang dikembangkan dalam organisasi dan disatukan apabila di pandang perlu,
dengan maksud memberikan data kepada manajemen setiap waktu diperlukan, baik
data yang bersifat intern maupun yang bersifat ekstern, untuk dasar pengambilan
keputusan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Sistem Informasi Manajemen
merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar
kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistemsistem informasi sebagai berikut:
1.Sistem informasi
akuntansi(accountinginformation system),menyediakan informasi dari transaksi
keuangan.
2.Sistem informasi pemasaran
(marketing information system), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi
penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan- kegiatan penelitian pasar dan
lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.
3.Sistem informasi manajemen
persediaan (inventory management information system).
4.Sistem informasi personalia ( personnel
information systems).
5.Sistem informasi distribusi (distributioninformation
systems).
6.Sistem informasi pembelian (purchasing
information systems).
7.Sistem informasi kekayaan
(treasury information systems)
8.Sistem informasi analisis kredit
(credit analiysis information systems). 9.Sistem informasi penelitian dan
pengembangan (research and develo pmentinformation systems).
10.Sistem informasi teknik
(engineering information systems). Semua sistem-sistem informasi tersebut
dimaksudkan untuk memberikan informasi kepada semua tingkatan manajemen, yaitu
manajemen tingkat bawah (lower level managemen)
Pokok-Pokok Sistem Informasi
Manajemen Sebuah sistem informasi manajemen mengandung elemen-elemen fisik
sebagai berikut:
1 Perangkat keras komputer
2.Perangkat lunak: a. Perangkat
lunak sistem umum b. Perangkat lunak terapan umum c. Program aplikasi
3.Database (data yang tersimpan
dalam media penyimpanan komputer) 4.Prosedur 5.Petugas Pengoperasian
Sistem
informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan
sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian, suatu sistem informasi manajemen
sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang
bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu
diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai. Sistem informasi
yang melayani tugas utama organisasi harus bersifat silang fungsional dan harus
terus-menerus diperbaiki demi menjaga kesinambungan efektivitasnya. Tugas utama
organisasi seringkali dilayani oleh sistem penopang keputusan/ Decision Support
System (DSS) yang di dalamnya berisi model, database dan manajer yang
berinteraksi langsung. Integrasi sistem informasi merupakansalah satu konsep
kunci dari sistem informasi manajemen. Berbagai sistem dapat saling berhubungan
satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluan
integrasinya. Sebagian besar organisasi akan memperoleh kemanfaatan yang besar
dari meningkatnya derajat integrasi sistem informasi yang mereka miliki.
Interaksi antara manajer dan mesin adalah kaitan antara manajer dan mesin,
yaitu suatutitik dimana mereka bisa saling “ berkomunikasi” secara tradisional
sistem komputer masih sering membuat para manajer “frustasi”, tetapidengan
adanya perkembangan baru, seperti bahasa produktivitas, pelatihan (training ),
sepertinya cukup membantu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar