SISTEM
INFORMASI AKUTANSI(SIA)
Sistem
Informasi Akuntansi
(SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala
sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri
sebenarnya adalah sebuahsistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk
SIA pada sebuah organisasi antara lain :
- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.
- Memproses data menjadi informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.
Subsistem SIA memproses berbagai
transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi
pemrosesan transaksi keuangan.
SIA terdiri dari 3 subsistem:
- Sistem pemrosesan transaksi
mendukung proses operasi bisnis
harian.
- Sistem buku besar/ pelaporan keuangan
- Sistem Penutupan dan pembalikan. Merupakan pembalikan dan penutupan dari laporan yang dibuat dengan jurnal pembalik dan jurnal penutup
menghasilkan laporan keuangan,
seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak,dll.
.
Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Rantai Nilai (VALUE
CHAIN)
Pada umumnya organisasi bertujuan
menyediakan nilai untuk pelanggan. Hal tsb membutuhkan pelaksanaan berbagai kegiatan
yang berbeda-beda, dan dapat dikonseptualisasikan dalam bentuk rantai nilai
(value chain). Rantai nilai organisasi terdiri dari lima aktivitas utama
(primary activities) yang secara langsung memberikan nilai kepada para
pelanggannya, yaitu:
1. Inbound logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
2. Operasi (operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi.
3. Outbond logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan.
4. Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.
5. Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu:
1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
2. Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan Website, dan desain produk.
4. Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.
1. Inbound logistics terdiri dari penerimaan, penyimpanan, dan distribusi bahan-bahan masukan yang digunakan oleh organisasi untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijualnya.
2. Operasi (operations) adalah aktivitas-aktivitas yang mengubah masukan menjadi jasa atau produk yang sudah jadi.
3. Outbond logistics adalah aktivitas-aktivitas yang melibatkan distribusi produk yang sudah jadi ke para pelanggan.
4. Pemasaran dan penjualan mengarah pada aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan membantu para pelanggan untuk membeli jasa atau produk yang dihasilkan organisasi.
5. Pelayanan (service) memberikan dukungan pelayanan purna jual kepada para pelanggan.
Organisasi juga melaksanakan berbagai aktivitas pendukung (support activities) yang memungkinkan kelima aktivitas utama tersebut dilaksanakan secara efisien dan efektif. Aktivitas-aktivitas pendukung tersebut dapat dikelompokkan menjadi empat kategori, yaitu:
1. Infrastruktur perusahaan mengarah pada aktivitas-aktivitas akuntansi, keuangan, hukum, dan administrasi umum yang penting bagi sebuah organisasi untuk beroperasi. SIA adalah bagian dari infrastruktur perusahaan.
2. Sumber daya manusia melibatkan aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan perekrutan, pengontrakan, pelatihan, dan pemberian kompensasi dan keuntungan bagi pegawai.
3. Teknologi merupakan aktivitas yang meningkatkan produk atau jasa. Contoh: penelitian dan pengembangan, investasi dalam teknologi informasi yang baru, pengembangan Website, dan desain produk.
4. Pembelian (purchasing) termasuk seluruh aktivitas yang melibatkan perolehan bahan mentah, suplai, mesin, dan bangunan yang digunakan untuk melaksanakan aktivitas-aktivitas utama.
BAGAIMANA SIA DAPAT MENAMBAH NILAI BAGI ORGANISASI Model rantai nilai menunjukkan bahwa SIA adalah aktivitas pendukung. SIA dapat menambah nilai bagi organisasi dengan cara memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, agar kelima aktivitas utama rantai nilai dapat dilaksanakan dengan lebih efektif dan efisien. SIA yang dirancang dengan baik dapat melakukan hal ini dengan cara:
1. memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya untuk menghasilkan produk atau jasa.
2. memperbaiki efisiensi. SIA yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu.
3. memperbaiki pengambilan keputusan. SIA dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi dengan tepat waktu.
4. berbagi pengetahuan. SIA yang dirancang dengan baik bisa mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian, yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan, dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif.
SIA yang dirancang dengan baik juga dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan memperbaiki efisiensi dan efektivitas rantai persediaannya. Contoh: dengan mengijinkan para pelanggan secara langsung mengakses sistem persediaan dan order penjualan milik perusahaan, biaya aktivitas penjualan dan pemasaran dapat dikurangi. Selanjutnya, apabila akses seperti itu mengurangi biaya yang ditanggung para pelanggan dan waktu pemesanan, baik tingkat penjualan dan perolehan pelanggan akan meningkat. Tentu saja, dengan membuat sistem informasi antar-organisasi seperti itu akan menimbulkan kekhawatiran baru mengenai sistem pengendalian yang harus dibicarakan. Hal ini juga membutuhkan peningkatan keandalan dan keakuratan data SIA. DATA DAN INFORMASI Data mengarah pada fakta-fakta yang kita kumpulkan, simpan dan proses dengan sistem informasi. Terdapat 3 jenis data yang perlu dikumpulkan untuk aktivitas apa pun, yaitu: fakta-fakta tentang kejadian itu sendiri (contoh yang berkaitan dengan kejadian penjualan, seperti tanggal penjualan; jumlah total penjualan), sumber daya yang dipengaruhi oleh kejadian tersebut (contoh yang berkaitan dengan sumber daya yang dijual, seperti identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit), dan para pelaku yang terlibat dalam kejadian tersebut (contoh yang berkaitan dengan para pelaku yang terlibat di dalam penjualan, seperti identitas pelanggan, dan penjual produk). Setelah data dikumpulkan, merupakan tugas SIA untuk mengubah berbagai fakta tersebut agar dapat digunakan untuk membuat keputusan. Jadi, informasi adalah data yang telah diatur dan diproses untuk memberikan arti. SIA dan STRATEGI KORPORAT • Strategi dan Posisi Strategis Ada 2 strategi dasar bisnis yang dapat diikuti oleh perusahaan, berdasarkan argumentasi seorang professor bisnis di Harvard, Michael Porter. yaitu :
1. Strategi diferensiasi produk memerlukan penambahan beberapa fitur atau pelayanan atas produk Anda yang tidak diberikan oleh para pesaing. Dengan melakukan hal ini, perusahaan akan dapat menetapkan harga premium ke para pelanggannya.
2. Strategi biaya rendah (low-cost) memerlukan perjuangan untuk menjadi penghasil suatu produk atau jasa yang paling efisien. Kadang-kadang, sebuah perusahaan dapat berhasil baik dalam menghasilkan produk yang lebih baik dari para pesaingnya dengan biaya yang lebih rendah dari biaya rata-rata untuk industri tersebut. Akan tetapi, biasanya perusahaan harus memilih di antara kedua strategi tersebut. Apabila mereka berkonsentrasi untuk menjadi penghasil produk yang biayanya paling rendah, mereka harus melepas beberapa keistimewaan penambah nilai yang mungkin membedakan produk mereka dengan produk lainnya.
Apabila mereka berfokus pada diferensiasi produk, mereka tampaknya tidak akan memiliki biaya yang paling rendah dalam industri mereka. Jadi, strategi bisnis melibatkan pemilihan. Porter menggambarkan 3 posisi strategi dasar, yaitu :
1. Posisi strategis berdasar keanekaragaman (variety-based) melibatkan produksi atau penyediaan sebagian dari produk atau jasa dalam industri tertentu. Contoh: Jiffy Lube International adalah perusahaan yang mengadopsi posisi strategis berdasar keanekaragaman, dimana perusahaan tersebut tidak menyediakan jasa perbaikan mobil yang beranekaragam, tetapi mereka berfokus pada jasa ganti oli dan pelumas.
2. Posisi strategis berdasar kebutuhan (needs-based) melibatkan usaha untuk melayani hampir seluruh kebutuhan dari kelompok pelanggan tertentu. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi target pasar. Sebagai contoh : sebuah perusahaan yang memfokuskan pada para pensiunan.
3. Posisi strategis berdasar akses (access-based) melibatkan sebagian pelanggan yang berbeda dari pelanggan lainnya dalam hal faktor-faktor seperti lokasi geografis atau ukuran. Hal ini menimbulkan perbedaan kebutuhan dalam melayani para pelanggan tersebut. Contoh : Perusahaan Edward Jones mengadopsi posisi strategis berdasar akses, dimana kantor pialang sahamnya sebagan besar terletak di kota-kota kecil yang tidak dilayani oleh kantor pialang lainnya yang lebih besar. Memilih sebuah posisi strategis adalah hal yang penting karena hal tersebut memungkinkan perusahaan untuk memfokuskan usaha-usahanya atau akibatnya perusahaan berisiko mencoba menjadi segalanya untuk semua orang. •
Teknologi Informasi dan Strategi Bisnis Perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi strategi. Perkembangan internet sangat mempengaruhi cara berbagai tahapan rantai nilai dilaksanakan. Contoh : untuk produk-produk yang dapat diubah menjadi data digital, internet memungkinkan organisasi untuk secara signifikan mempersingkat aktivitas inbound dan outbond logistics mereka. Selain secara langsung mempengaruhi cara-cara organisasi menjalankan aktivitas-aktivitas rantai nilai mereka, internet juga dapat secara signifikan mempengaruhi baik strategi dan posisi strategis. Contoh: internet secara dramatis dapat mengurangi biaya, dan karenanya membantu perusahaan mengimplementasikan strategi biaya rendah (low-cost strategy). Akan tetapi, jika setiap perusahaan dalam industri tertentu mempergunakan internet untuk mengadopsi strategi biaya rendah, maka pengaruhnya akan problematis. Bahkan, salah satu hasil yang mungkin terjadi adalah persaingan harga yang ketat antar-perusahaan. Apabila hal ini terjadi, hasil dari penghematan biaya yang diberikan oleh internet akan diperoleh para pelanggan, bukan dikuasai oleh perusahaan dalam bentuk laba tinggi. Lebih jauh lagi, karena setiap perusahaan dapat mempergunakan internet untuk mempersingkat aktivitas-aktivitas rantai nilainya, sepertinya tidak mungkin perusahaan dapat menggunakan internet untuk mendapatkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan jika dihadapkan dengan para pesaingnya. Oleh karena itu, begitu sebagian besar perusahaan dalam suatu industri mulai mengintegrasikan secara penuh internet ke dalam rantai nilai mereka, pengaruhnya mungkin adalah mendorong perusahaan untuk bergeser dari mengikuti strategi biaya rendah, ke semacam bentuk strategi diferensiasi produk. Internet juga dapat mempengaruhi keinginan relatif untuk mengikuti ketiga posisi strategis yang digambarkan sebelumnya. Sebagai contoh, dengan secara drastis mengurangi atau menghilangkan halangan geografis, internet membuat produk suatu perusahaan tersedia di hampir semua tempat. Konsekuensinya adalah merupakan hal yang sulit untuk membuat atau mempertahankan posisi strategis berdasar akses. Ini hanyalah suatu contoh tentang bagaimana cara internet dapat mempengaruhi strategi dan pilihan posisi strategis perusahaan. • Peran SIA SIA suatu organisasi memainkan peranan penting dalam membantu organisasi mengadopsi dan mempertahankan posisi strategis. Mencapai kesesuaian yang baik antar aktivitas membutuhkan pengumpulan data tiap aktivitas. Hal lain yang juga penting adalah sistem informasi harus mengumpulkan dan mengintegrasikan baik data keuangan maupun non-keuangan dari aktivitas-aktivitas organisasi.
PERBEDAAN
E-BUSINESS DAN E-COMMERCE
Istilah e-business
dan e-commerce seringkali terlihat dan digunakan untuk proses
yang sama. Namun demikian, meskipun berhubungan, keduanya memiliki arti yang
berbeda. Awalan “e” berarti “elektronik”, yang berarti kegiatan atau
transaksi yang digunakan tanpa pertukaran atau kontak fisik. Transaksi diadakan
secara elektronik atau digital, sesuatu dibuat menjadi mungkin dengan pesatnya
perkembangan komunikasi digital.
E-commerce berarti transaksi bisnis
melalui internet di mana pihak-pihak yang terlibat melakukan penjualan atau
pembelian. Transaksi yang dilakukan dalam e-commerce pada
dasarnya melibatkan pengalihan (transfer) atau penyerahterimaan (handing
over) kepemilikan dan hak
atas produk atau jasa.
Secara teknis, e-commerce
hanya merupakan bagian dari e-business karena, menurut definisi, e-business
adalah semua transaksi bisnis online, termasuk penjualan secara langsung
kepada konsumen (e-commerce), transaksi dengan produsen dan
pemasok, dan interaksi dengan mitra bisnis. Pertukaran informasi via database
terpusat juga dilakukan dalam e-commerce. Fungsi-fungsi bisnis
hanya terbatas pada sumber daya teknologi.
E-commerce pada prinsipnya
melibatkan pertukaran uang dalam transaksi. E-business, karena
lebih luas, tidak terbatas pada transaksi yang bersifat keuangan (monetary).
Semua aspek dalam bisnis, seperti pemasaran, perancangan produk, manajemen
pemasokan, dsb., tercakup
E-business lebih mengenai
pembuatan produk besar, ide kreatif dan pemberian layanan yang bermutu,
perencanaan pemasaran produk dan pelaksanaannya. Jadi, tentu saja, e-commerce
merupakan bagian takterpisahkan dari proses e-business, namun
dalam kerangka terbatas, e-commerce merupakan kegiatan menjual dan membeli.
Ringkasan:
1. E-business
lebih luas dalam lingkup dan e-commerce hanya merupakan satu
aspek atau satu bagian dari e-business.
2. E-commerce
hanya mencakup transaksi bisnis seperti membeli dan menjual barang dan jasa
melalui internet.
3. E-commerce
pada prinsipnya melibatkan perdagangan uang sedangkan dalam e-business,
transaksi uang tidak diperlukan.
4.
E-business melibatkan pemasaran, perancangan produk, evaluasi
layanan konsumen, dll.
RESIKO dan ANCAMAN SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
Jika kita berbicara masalah keamanan
sistem informasi, maka tidak luput pula dari resiko atau ancaman-ancaman sistem
informasi akuntansi yang sering kita temui kasus umumnya seperti peretas sistem
(hacker), atau penyebar virus yang membuat sistem informasi akuntansi tidak
berjalan sesuai dengan siklusnya, malware atau program illegal yang bahkan bisa
membuat kerusakan terjadi pada sistem.
Sesungguhnya masalah utama yang dihadapi oleh sistem informasi akuntansi yaitu :
· Threats atau ancaman pada sistem
Ancaman adalah aksi yang mengganggu stabilitas sistem informasi akuntansi yang berasal dari dalam sistem itu sendiri maupun dari luar sistem. Ancaman-ancaman tersebut dapat disebabkan oleh 3 faktor, yaitu :
>Ancaman dari alam ( ex: Bencana yang membuat sistem rusak, dll )
>Ancaman dari manusia ( ex: Sabotase sistem oleh pihak dalam perusahaan, )
>Ancaman lingkungan ( ex: Lingkungan sistem yang tidak memadai )
· Vulnerability atau kelemahan pada sistem tersebut
Kelemahan dari suatu sistem kemungkinan besar timbul pada saat mendesain atau/dan menetapkan prosedur sistem tersebut. Kelemahan ini bias juga disebabkan oleh factktor perangkat lunak dan/atau perangkat keras yang digunakan oleh sistem.
Keamanan suatu sistem informasi akuntansi meliputi 3 hal yaitu :
>Pendekatan preventif
yang bersifat mencegah terjadinya kemungkinan terjadinya ancaman dan kelemahan
>Pendekatan detective
yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan dan proses yang mengubah sistem dari keadaan normal menjadi keadaan tidak normal atau rusak.
>Pendekatan corrective
yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang sudah tidak seimbang untuk dikembalikan dalam keadaan normal
Dua masalah diatas akan berdampak pada 6 hal penting dalam berjalannya sistem informasi akuntansi ke-enam hal tersebut yaitu :
1. Efektifitas
Efektifitas pada sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam bidang perusahaan, apapun bentuk perusahaan itu. Dikarenakan efektifitas secara otomatis juga mempengaruhi kinerja para karyawan yang bersangkutan. Jika efektifitas sistem terganggu, otomatis efektifitas keuangan perusahaan akan juga terganggu.
2. Efisiensi
Efisiensi sistem sangat penting bagi kegiatan akuntansi dan keuangan perusahaan. Efisiensi ini akan mempengaruhi tingkat kinerja serta target dan ke-akurat-an informasi yang diterima, serta kecepatan pemrosesan informasi. Ketika ke-efisiensi-an terganggu, maka perusahaan akan mengalami gangguan yang mengakibatkan ketidak tepatan informasi, ketidak akuratan informasi, serta lambannya waktu yang dibutuhkan dalam pengelolaan informasi
3. Kerahasiaan
Semua perusahaan sangat merahasiakan informasi kuangan-nya. Security system (keamanan sistem) harus sangat baik untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, contohnya kebocoran informasi keuangan oleh pihak yang ingin mengambil keuntungan pribadi. Kerahasiaan termasuk salah satu hal yang sangat amat penting perannya dalam perusahaan.
4. Integritas
Sistem informasi keuangan yang digunakan oleh perusahaan harus bisa di akses oleh computer lain. Sehingga control atau pengawasan pada bagian keauangan dapat di pantau oleh pejabat perusahaan yang bersangkutan. Integritas juga diperlukan untuk kinerja akuntan perusahaan, pastinya mereka tidak bekerja masing-masing, dan pastinya pula mereka bekerja pada satu data keuangan perusahaan yang sama, sehingga integritas diperlukan untuk mengakses satu data yang sama dalam computer yang berbeda.
Integritas yang terganggu mengakibatkan kekacauan pada bagian-bagian tertentu. Contohnya data yang tidak dapat di akses melalui server, kurangnya pemantauan dari atasan, serta kinerja yang sangat kacau.
5. Keberadaan
6. Kepatuhan
Pada dasarnya sistem yang telah dibuat oleh pendiri sistem akan di-aplikasikan dan berjalan sesuai dengan yang kita perintahkan oleh user, itu lah yang kita sebut kepatuhan sistem. Jika terjadi gangguan pada kepatuhan sistem, maka contoh mudah-nya sistem akan berjalan secara otomatis, atau kemungkinan akan berjalan randomize(secara acak/tidak teratur). Solusi yang dapat dilakukan yaitu memperbaiki sistem tersebut. Terganggunya kepatuhan sistem informasi akuntansi akan berakibat fatal (tergantung dari kerusakan sistem tersebut) pada sistem keuangan perusahaan. Dan penataan ulang (seperti input data, dsb) yang akan dilakukan akan memakan waktu lama.
7. Kehandalan
Penciptaan suatu sistem tentu bertujuan untuk kehandalan kinerja perusahaan. Threats dan vulnerability secara pasti akan mengganggu kehandalah sistem informasi akuntansi yang telah dibuat. Semua perusahaan menginginkan kehandalan dalam sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lainnya agar kinerja pada perusahaan meningkat dan data keungan terjaga, aman, dan akurat.
Untuk menjamin ke-enam hal tersebut agar aman dari ancaman-ancaman yang tidak seharusnya terjadi, maka harus ada 10 point yang mampu mencegah ke-enam masalah tersebut terjadi. Ke-10 hal tersebut adalah :
Ø Akses control pengawasan sistem yang digunakan
Ø Jaringan dan telekomunikasi yang digunakan
Ø Manajemen akuntansi/keuangan praktis yang dipakai
Ø Update (pengembangan) system yang digunakan secara berkala
Ø Cryptographs yang diterapkan
Ø Arsitektur dari sistem informasi akuntansi yang digunakan
Ø Pengoperasian data yang aman
Ø Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Bisnis Berlanjut dan Disaster Recovery Plan (DRC) atau Perencanaan Pemulihan Bencana.
Ø Kebutuhan hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang diterapkan
Ø Tata letak fisik dari sistem yang ada
Komponen Proses Pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan satu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan terapainya tujuan berikut: 1. Reabilitas pelaporan keuangan, 2. Efektivitas dan efisiensi operasi, 3. Kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen: lingkungan pengendalian, penafsiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan.konsep pengendalian internal didasrkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.
Penaksiran Risiko
Merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan. Tahapan yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan.
Aktivitas Pengendalian
Merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Ada banyak aktivitas pengendalian yang dapat diterapkan
Oleh manajemen, yaitu:
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otoritas, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
• Pemisahan Tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari-hari mereka.
• Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Pencatat Transaksi mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan melalui dibentuknya independensi akuntabilitas fungsi otoritas. Dalam rangka memastikan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkan tidak bersifat bias, fungsi pencatat transaksi biasanya dipusatkan dalam satu fungsi yang terpisah, di bawah controller.
• Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Penyimpan Kekayaan mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan dengan cara mewujudkan akuntabilitas independen atas penggunaan (penyimpanan) harta. Otoritas aktivitas akan dikomunikasikan kepada mereka yang bertanggung jawab menyimpan kekayaan organisasi dan secara simultan juga akan dikomunikasikan kepada bagian pencatat transaksi (akuntansi).
• Pemisahaan Pencatat Transaksi dari Penyimpan Kekayaan mengurangi peluang kesalahan dan kecurangan dengan mewujudkan akuntabilitasyang independen atas penggunaan harta kekayaan organisasi.
• Dokumen dan Catatan yang Memadai membantu memastikan pencatatan atas transaksi dan kejadian. Dokumen dan catatan harus mudah digunakan dan mudah dipahami oleh pengguna.
• Akses Terbatas ke Harta Kekayaan Organisasi hanya diizinkan sesuai dengan otorisasi manajemen. Dalam hal mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian dan penjagaan fisik yang memadai, seperti:
- Cash register dan kotak terkunci
- Area dengan akses terbatas dan ruang terkunci
- Satpam
- Closed circuit TV monitor
- Sistem alarm
Pengamanan fisik sangat bergantung pada prosedur yang mengatur pengamanan.
• Pengecekan Akuntabilitas dan Tinjauan Kinerja oleh Pihak Independen , fungsi rekonsiliasi ini harus dijalankan oleh pihak yang independen, bukan pihak yang berwenang untuk memberikan otoritas, pihak pencatat transaksi, dan pihak penjaga kekayaan organisasi.
• Pengendalian Pengolahan Informasi memastikan adanya otoritas, keakuratan, dan kelengkapan transaksi individual yang memadai.
Otoritas membatasi pelaksanaan transaksi atas suatu aktivitas oleh sejumlah individu tertentu. Persetujuan merupakan penerimaan bahwa suatu transaksi boleh diproses lebih lanjut. Persetujuan ini terjadi setelah otoritas dan digunakan untuk mendeteksi transaksi yang tanpa otorisasi dan aktivitas tanpa otorisasi.
Sesungguhnya masalah utama yang dihadapi oleh sistem informasi akuntansi yaitu :
· Threats atau ancaman pada sistem
Ancaman adalah aksi yang mengganggu stabilitas sistem informasi akuntansi yang berasal dari dalam sistem itu sendiri maupun dari luar sistem. Ancaman-ancaman tersebut dapat disebabkan oleh 3 faktor, yaitu :
>Ancaman dari alam ( ex: Bencana yang membuat sistem rusak, dll )
>Ancaman dari manusia ( ex: Sabotase sistem oleh pihak dalam perusahaan, )
>Ancaman lingkungan ( ex: Lingkungan sistem yang tidak memadai )
· Vulnerability atau kelemahan pada sistem tersebut
Kelemahan dari suatu sistem kemungkinan besar timbul pada saat mendesain atau/dan menetapkan prosedur sistem tersebut. Kelemahan ini bias juga disebabkan oleh factktor perangkat lunak dan/atau perangkat keras yang digunakan oleh sistem.
Keamanan suatu sistem informasi akuntansi meliputi 3 hal yaitu :
>Pendekatan preventif
yang bersifat mencegah terjadinya kemungkinan terjadinya ancaman dan kelemahan
>Pendekatan detective
yang bersifat mendeteksi dari adanya penyusupan dan proses yang mengubah sistem dari keadaan normal menjadi keadaan tidak normal atau rusak.
>Pendekatan corrective
yang bersifat mengkoreksi keadaan sistem yang sudah tidak seimbang untuk dikembalikan dalam keadaan normal
Dua masalah diatas akan berdampak pada 6 hal penting dalam berjalannya sistem informasi akuntansi ke-enam hal tersebut yaitu :
1. Efektifitas
Efektifitas pada sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam bidang perusahaan, apapun bentuk perusahaan itu. Dikarenakan efektifitas secara otomatis juga mempengaruhi kinerja para karyawan yang bersangkutan. Jika efektifitas sistem terganggu, otomatis efektifitas keuangan perusahaan akan juga terganggu.
2. Efisiensi
Efisiensi sistem sangat penting bagi kegiatan akuntansi dan keuangan perusahaan. Efisiensi ini akan mempengaruhi tingkat kinerja serta target dan ke-akurat-an informasi yang diterima, serta kecepatan pemrosesan informasi. Ketika ke-efisiensi-an terganggu, maka perusahaan akan mengalami gangguan yang mengakibatkan ketidak tepatan informasi, ketidak akuratan informasi, serta lambannya waktu yang dibutuhkan dalam pengelolaan informasi
3. Kerahasiaan
Semua perusahaan sangat merahasiakan informasi kuangan-nya. Security system (keamanan sistem) harus sangat baik untuk mencegah terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan, contohnya kebocoran informasi keuangan oleh pihak yang ingin mengambil keuntungan pribadi. Kerahasiaan termasuk salah satu hal yang sangat amat penting perannya dalam perusahaan.
4. Integritas
Sistem informasi keuangan yang digunakan oleh perusahaan harus bisa di akses oleh computer lain. Sehingga control atau pengawasan pada bagian keauangan dapat di pantau oleh pejabat perusahaan yang bersangkutan. Integritas juga diperlukan untuk kinerja akuntan perusahaan, pastinya mereka tidak bekerja masing-masing, dan pastinya pula mereka bekerja pada satu data keuangan perusahaan yang sama, sehingga integritas diperlukan untuk mengakses satu data yang sama dalam computer yang berbeda.
Integritas yang terganggu mengakibatkan kekacauan pada bagian-bagian tertentu. Contohnya data yang tidak dapat di akses melalui server, kurangnya pemantauan dari atasan, serta kinerja yang sangat kacau.
5. Keberadaan
6. Kepatuhan
Pada dasarnya sistem yang telah dibuat oleh pendiri sistem akan di-aplikasikan dan berjalan sesuai dengan yang kita perintahkan oleh user, itu lah yang kita sebut kepatuhan sistem. Jika terjadi gangguan pada kepatuhan sistem, maka contoh mudah-nya sistem akan berjalan secara otomatis, atau kemungkinan akan berjalan randomize(secara acak/tidak teratur). Solusi yang dapat dilakukan yaitu memperbaiki sistem tersebut. Terganggunya kepatuhan sistem informasi akuntansi akan berakibat fatal (tergantung dari kerusakan sistem tersebut) pada sistem keuangan perusahaan. Dan penataan ulang (seperti input data, dsb) yang akan dilakukan akan memakan waktu lama.
7. Kehandalan
Penciptaan suatu sistem tentu bertujuan untuk kehandalan kinerja perusahaan. Threats dan vulnerability secara pasti akan mengganggu kehandalah sistem informasi akuntansi yang telah dibuat. Semua perusahaan menginginkan kehandalan dalam sistem informasi akuntansi dan sistem informasi lainnya agar kinerja pada perusahaan meningkat dan data keungan terjaga, aman, dan akurat.
Untuk menjamin ke-enam hal tersebut agar aman dari ancaman-ancaman yang tidak seharusnya terjadi, maka harus ada 10 point yang mampu mencegah ke-enam masalah tersebut terjadi. Ke-10 hal tersebut adalah :
Ø Akses control pengawasan sistem yang digunakan
Ø Jaringan dan telekomunikasi yang digunakan
Ø Manajemen akuntansi/keuangan praktis yang dipakai
Ø Update (pengembangan) system yang digunakan secara berkala
Ø Cryptographs yang diterapkan
Ø Arsitektur dari sistem informasi akuntansi yang digunakan
Ø Pengoperasian data yang aman
Ø Business Continuity Plan (BCP) atau Rencana Bisnis Berlanjut dan Disaster Recovery Plan (DRC) atau Perencanaan Pemulihan Bencana.
Ø Kebutuhan hukum, bentuk investigasi dan kode etik yang diterapkan
Ø Tata letak fisik dari sistem yang ada
Komponen Proses Pengendalian Internal
Pengendalian internal merupakan satu proses yang dipengaruhi oleh dewan direksi perusahaan, manajemen, dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan yang masuk akal terkait dengan terapainya tujuan berikut: 1. Reabilitas pelaporan keuangan, 2. Efektivitas dan efisiensi operasi, 3. Kesesuaian dengan peraturan dan regulasi yang berlaku.
Proses pengendalian internal suatu organisasi terdiri dari lima elemen: lingkungan pengendalian, penafsiran risiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pengawasan.konsep pengendalian internal didasrkan pada dua premis utama, yaitu tanggung jawab dan jaminan yang masuk akal.
Penaksiran Risiko
Merupakan proses mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola risiko yang memengaruhi tujuan perusahaan. Tahapan yang paling kritis dalam menaksir risiko adalah mengidentifikasi perubahan kondisi eksternal dan internal dan mengidentifikasi tindakan yang diperlukan.
Aktivitas Pengendalian
Merupakan kebijakan dan prosedur yang dibangun untuk membantu memastikan bahwa arahan manajemen dilaksanakan dengan baik. Ada banyak aktivitas pengendalian yang dapat diterapkan
Oleh manajemen, yaitu:
1. Rencana organisasi mencakup pemisahan tugas untuk mengurangi peluang seseorang dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan menjalankan tugas sehari-hari mereka.
2. Prosedur mencakup perancangan dan penggunaan dokumentasi dan catatan yang berguna untuk memastikan pencatatan transaksi dan kejadian yang tepat.
3. Akses terhadap aktiva hanya diberikan sesuai dengan otorisasi manajemen.
4. Cek independen dan peninjauan dilakukan sebagai wujud akuntabilitas kekayaan perusahaan dan kinerja.
5. Pengendalian proses informasi diterapkan untuk mengecek kelayakan otoritas, keakuratan, dan kelengkapan setiap transaksi.
• Pemisahan Tugas diperlukan untuk mengurangi peluang seseorang yang ditempatkan dalam suatu posisi pekerjaan tertentu untuk melakukan kecurangan atau kesalahan ketika menjalankan tugas sehari-hari mereka.
• Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Pencatat Transaksi mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan melalui dibentuknya independensi akuntabilitas fungsi otoritas. Dalam rangka memastikan bahwa informasi akuntansi yang dihasilkan tidak bersifat bias, fungsi pencatat transaksi biasanya dipusatkan dalam satu fungsi yang terpisah, di bawah controller.
• Pemisahan Wewenang Pelaksana Transaksi dari Penyimpan Kekayaan mengurangi peluang terjadinya kesalahan dan kecurangan dengan cara mewujudkan akuntabilitas independen atas penggunaan (penyimpanan) harta. Otoritas aktivitas akan dikomunikasikan kepada mereka yang bertanggung jawab menyimpan kekayaan organisasi dan secara simultan juga akan dikomunikasikan kepada bagian pencatat transaksi (akuntansi).
• Pemisahaan Pencatat Transaksi dari Penyimpan Kekayaan mengurangi peluang kesalahan dan kecurangan dengan mewujudkan akuntabilitasyang independen atas penggunaan harta kekayaan organisasi.
• Dokumen dan Catatan yang Memadai membantu memastikan pencatatan atas transaksi dan kejadian. Dokumen dan catatan harus mudah digunakan dan mudah dipahami oleh pengguna.
• Akses Terbatas ke Harta Kekayaan Organisasi hanya diizinkan sesuai dengan otorisasi manajemen. Dalam hal mewujudkan hal tersebut, dibutuhkan pengendalian dan penjagaan fisik yang memadai, seperti:
- Cash register dan kotak terkunci
- Area dengan akses terbatas dan ruang terkunci
- Satpam
- Closed circuit TV monitor
- Sistem alarm
Pengamanan fisik sangat bergantung pada prosedur yang mengatur pengamanan.
• Pengecekan Akuntabilitas dan Tinjauan Kinerja oleh Pihak Independen , fungsi rekonsiliasi ini harus dijalankan oleh pihak yang independen, bukan pihak yang berwenang untuk memberikan otoritas, pihak pencatat transaksi, dan pihak penjaga kekayaan organisasi.
• Pengendalian Pengolahan Informasi memastikan adanya otoritas, keakuratan, dan kelengkapan transaksi individual yang memadai.
Otoritas membatasi pelaksanaan transaksi atas suatu aktivitas oleh sejumlah individu tertentu. Persetujuan merupakan penerimaan bahwa suatu transaksi boleh diproses lebih lanjut. Persetujuan ini terjadi setelah otoritas dan digunakan untuk mendeteksi transaksi yang tanpa otorisasi dan aktivitas tanpa otorisasi.
Audit
Sistem Informasi
* Ketika melaksanakan audit sistem informasi, para auditor harus memastikan tujuan-tujuan berikut ini dipenuhi :
1. Perlengkapan keamanan melindungi perlengkapan komputer, program, komunikasi, dan data dari akses yang tidak sah, modifikasi, atau penghancuran.
2. Pengembangan dan perolehan program dilaksanakan sesuai dengan otorisasi khusus dan umum dari pihak manajemen.
3. Modifikasi program dilaksanakan dengan otorisasi dan persetujuan pihak manajemen.
4. Pemrosesan transaksi, file, laporan, dan catatan komputer lainnya telah akurat dan lengkap.
5. Data sumber yang tidak akurat atau yang tidak memiliki otorisasi yang tepat diidentifikasi dan ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.
6. File data komputer telah akurat, lengkap, dan dijaga kerahasiaannya
Pendekatan Audit Berdasarkan Risiko
* Pendekatan berdasarkan risiko untuk audit memberikan para auditor pemahaman yang jelas atas kesalahan dan ketidak berturan yang dapat terjadi dan risiko serta penyingkapan yang terkait.
* Pemahaman atas hal ini memberikan dasar yang kuat untuk mengembangkan rekomendasi pada pihak manajemen mengenai bagaimana sistem pengendalian SIA seharusnya ditingkatkan.
* Apakah pendekatan empat tahap evaluasi pengendalian internal itu ?
1. Tentukan ancaman-ancaman yang dihadapi SIA.
2. Identifikasi prosedur pengendalian yang diimplementasikan untuk meminimalkan setiap ancaman dengan mencegah atau mendeteksi kesalahan dan ketidak beraturan.
3. Evaluasi prosedur pengendalian.
4. Evaluasi kelemahan (kesalahan dan ketidak-beraturan yang tidak terungkap oleh prosedur pengendalian).
* Pendekatan berdasarkan risiko untuk audit memberikan para auditor pemahaman yang jelas atas kesalahan dan ketidak berturan yang dapat terjadi dan risiko serta penyingkapan yang terkait.
* Pemahaman atas hal ini memberikan dasar yang kuat untuk mengembangkan rekomendasi pada pihak manajemen mengenai bagaimana sistem pengendalian SIA seharusnya ditingkatkan.
* Apakah pendekatan empat tahap evaluasi pengendalian internal itu ?
1. Tentukan ancaman-ancaman yang dihadapi SIA.
2. Identifikasi prosedur pengendalian yang diimplementasikan untuk meminimalkan setiap ancaman dengan mencegah atau mendeteksi kesalahan dan ketidak beraturan.
3. Evaluasi prosedur pengendalian.
4. Evaluasi kelemahan (kesalahan dan ketidak-beraturan yang tidak terungkap oleh prosedur pengendalian).
Kerangka untuk Audit Pengendalian Data
Sumber
*Jenis-jenis Kesalahan dan Penipuan:
A.Data sumber yang tidak akurat
B.Data sumber yang tidak sah
*Jenis-jenis Prosedur Pengendalian:
a.Otorisasi pemakai atas input data sumber
b.Penanganan input data sumber secara efektif oleh personol pengendalian data
c.Mendaftar penerimaan, perpindahan, dan pemrosesan input data sumber
d.Penggunaan dokumen yang dapat dikirim kembali
*Jenis-jenis Kesalahan dan Penipuan:
A.Data sumber yang tidak akurat
B.Data sumber yang tidak sah
*Jenis-jenis Prosedur Pengendalian:
a.Otorisasi pemakai atas input data sumber
b.Penanganan input data sumber secara efektif oleh personol pengendalian data
c.Mendaftar penerimaan, perpindahan, dan pemrosesan input data sumber
d.Penggunaan dokumen yang dapat dikirim kembali
*Prosedur Audit: Tinjauan Sistem
a.Meninjau dokumentasi administratif atas standar pengendalian data sumber
b.Mendokumentasikan pengendalian data sumber akuntansi dengan menggunakan sebuah matriks pengendalian input
c.Meninjau dokumentasi sistem akuntansi untuk mengidentifikasi isi data sumber dan langkah pemrosesan serta pengendalian data sumber tertentu yang digunakan.
d.Memeriksa rencana pemulihan dari bencana
e.Mendiskusikan prosedur pengendalian file data dengan para manajer dan operator sistem
f.Meninjau kebijakan dan prosedur akses logika
g.Meninjau dokumentasi atas fungsi-fungsi operasional perpustakaan file
a.Meninjau dokumentasi administratif atas standar pengendalian data sumber
b.Mendokumentasikan pengendalian data sumber akuntansi dengan menggunakan sebuah matriks pengendalian input
c.Meninjau dokumentasi sistem akuntansi untuk mengidentifikasi isi data sumber dan langkah pemrosesan serta pengendalian data sumber tertentu yang digunakan.
d.Memeriksa rencana pemulihan dari bencana
e.Mendiskusikan prosedur pengendalian file data dengan para manajer dan operator sistem
f.Meninjau kebijakan dan prosedur akses logika
g.Meninjau dokumentasi atas fungsi-fungsi operasional perpustakaan file
Software-software yang digunakan
dalam audit sistem informasi
*Beberapa program komputer, yang disebut computer audit software (CAS) atau generalized audit software (GAS), telah dibuat secara khusus untuk auditor.
*CAS adalah program komputer yang, berdasarkan spesifikasi dari auditor, menghasilkan program yang melaksanakan fungsi-fungsi audit.
*Beberapa program komputer, yang disebut computer audit software (CAS) atau generalized audit software (GAS), telah dibuat secara khusus untuk auditor.
*CAS adalah program komputer yang, berdasarkan spesifikasi dari auditor, menghasilkan program yang melaksanakan fungsi-fungsi audit.
Pemakaian Software komputer
*Langkah pertama auditor adalah memutuskan tujuan-tujuan audit, mempelajari file serta databse yang akan diaudit, merancang laporan audit, dan menetapkan bagaimana cara menghasilkannya.
*Informasi ini akan dicatat dalam lembar spesifikasi dan dimasukkan ke dalam sistem melalui program input data.
*Program ini membuat catatan spesifikasi yang digunakan CAS untuk menghasilkan satu atau lebih program audit.
*Program audit memproses file-file sumber dan melaksanakan operasional audit yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan audit yang telah ditentukan.
*Langkah pertama auditor adalah memutuskan tujuan-tujuan audit, mempelajari file serta databse yang akan diaudit, merancang laporan audit, dan menetapkan bagaimana cara menghasilkannya.
*Informasi ini akan dicatat dalam lembar spesifikasi dan dimasukkan ke dalam sistem melalui program input data.
*Program ini membuat catatan spesifikasi yang digunakan CAS untuk menghasilkan satu atau lebih program audit.
*Program audit memproses file-file sumber dan melaksanakan operasional audit yang dibutuhkan untuk menghasilkan laporan audit yang telah ditentukan.
Fungsi Umum Software Audit Komputer
a.Pemformatan ulang
b.Manipulasi file
c.Perhitungan
d.Pemilihan data
e.Analisis data
f.Pemrosesan file
g.Statistik
h.Pembuatan laporan
a.Pemformatan ulang
b.Manipulasi file
c.Perhitungan
d.Pemilihan data
e.Analisis data
f.Pemrosesan file
g.Statistik
h.Pembuatan laporan
Audit Operasional Atas Suatu SIA
Berbagai teknik dan prosedur yang digunakan dalam audit operasional hampir sama dengan yang diterapkan dalam audit sistem informasi dan keuangan.
*Perbedaan utamanya adalah bahwa lingkup audit sistem informasi dibatasi pada pengendalian internal, sementara lingkup audit keuangan dibatasi pada output sistem.
*Sebaliknya, lingkup audit operasional lebih luas, melintasi seluruh aspek manajemen sistem informasi.
Berbagai teknik dan prosedur yang digunakan dalam audit operasional hampir sama dengan yang diterapkan dalam audit sistem informasi dan keuangan.
*Perbedaan utamanya adalah bahwa lingkup audit sistem informasi dibatasi pada pengendalian internal, sementara lingkup audit keuangan dibatasi pada output sistem.
*Sebaliknya, lingkup audit operasional lebih luas, melintasi seluruh aspek manajemen sistem informasi.
Audit Operasional Atas Suatu SIA
*Tujuan audit operasional mencakup faktor-faktor seperti: efektivitas, efisiensi, dan pencapaian tujuan.
*Pengumpulan bukti mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :
-Meninjau kebijakan dokumentasi operasional
-Melakukan konfirmasi atas prosedur dengan pihak manajemen serta personil operasional
*Tujuan audit operasional mencakup faktor-faktor seperti: efektivitas, efisiensi, dan pencapaian tujuan.
*Pengumpulan bukti mencakup kegiatan-kegiatan berikut ini :
-Meninjau kebijakan dokumentasi operasional
-Melakukan konfirmasi atas prosedur dengan pihak manajemen serta personil operasional
http://kazovanajah.blogspot.co.id/2011/09/peran-sistem-informasi-akuntansi-dalam.html
Like This (y)
BalasHapus